Vergadering

In het huishoudelijk reglement van de oudercommissie (zie deel 2 in dit model, deel 1 wordt door de houder opgesteld) is vastgelegd hoe vaak de oudercommissie vergadert. De oudercommissie is een zelfstandig functionerend orgaan; er hoeft daarom bij de vergaderingen geen afgevaardigde van de opvang aanwezig te zijn. Een afgevaardigde, of andere ouders, kunnen wel op uitnodiging van de oudercommissie aanschuiven bij de vergadering. Sowieso raadt BOinK aan om regelmatig te overleggen met een afgevaardigde van de opvang, zodat de communicatie tussen de commissie en de opvang goed verloopt. Binnen de oudercommissie zijn er verschillende functies. Zo is er in ieder geval een voorzitter om de vergaderingen te leiden, een penningmeester om op het budget te letten en een secretaris die notuleert en verantwoordelijk is voor communicatie. Beslissingen worden gemaakt door te stemmen. De wet bepaalt dat er besloten wordt bij meerderheid van stemmen, waarbij de helft plus één van het aantal leden van de oudercommissie aanwezig moet zijn. 

Werkplan

Ouders maken vaak maar een aantal jaar gebruik van de opvang en zitten niet altijd vanaf dag één in de oudercommissie. Het verloop in oudercommissies is over het algemeen vrij groot. Om ook bij een wisselende bezetting de oudercommissie effectief te kunnen laten werken, raadt BOinK aan om een werkplan op te stellen. In het werkplan van de oudercommissie staat de globale jaarplanning aan de hand waarvan de onderwerpen voor elke vergadering bepaald kunnen worden. Dit plan biedt ook een stevige basis voor een heldere taakverdeling binnen de commissie. BOinK heeft een brochure ontwikkeld om oudercommissies op weg te helpen, met daarin ook een voorbeeld werkplan.

Budget

Vaak zijn er kosten verbonden aan het werk van de oudercommissie. Dit zijn bijvoorbeeld kosten van telefoneren, het volgen van een cursus of het organiseren van een informatiebijeenkomst. Om volledig zelfstandig te functioneren, kan een oudercommissie het beste over eigen financiële middelen beschikken. BOinK heeft een voorbeeldbegroting voor oudercommissies gemaakt. Daarnaast heeft een oudercommissie faciliteiten als een vergaderruimte, een computer en een printer nodig. Deze worden vaak beschikbaar gesteld door de opvang. 

Communicatie met ouders

De oudercommissie vertegenwoordigt alle ouders met kinderen in de opvang. Het is dan ook belangrijk dat de commissie weet wat er onder ouders leeft en dat ouders de oudercommissie weten te vinden. De oudercommissie kan ouders op de hoogte houden van haar activiteiten via bijvoorbeeld een nieuwsbrief. Om contact te onderhouden met de ouders zal de oudercommissie een lijst met contactgegevens moeten bijhouden. Wegens privacy redenen mag de opvang deze lijst niet aan de commissie geven zonder eerst toestemming aan de ouders te vragen. Met de opvang kunnen afspraken gemaakt worden over het verstrekken van deze gegevens, door bijvoorbeeld een kennismakingsbrief van de oudercommissie mee te geven aan nieuwe ouders. Zie hier een voorbeeld.

Communicatie met de opvang

Naast de communicatie met ouders, communiceert de oudercommissie met de opvang. Voorwaarden voor goede communicatie is dat er onderling vertrouwen bestaat. BOinK raadt oudercommissie en opvang aan om met elkaar in gesprek te gaan over onderlinge verwachtingen. Om het vertrouwen te versterken, kunnen afspraken gemaakt worden over een geheimhoudingsplicht voor gevoelige informatie. Wanneer de opvang en de oudercommissie van mening verschillen over een onderwerp is het nuttig om beide standpunten toe te lichten aan de ouders.

Communicatie met de GGD

Een onderdeel van de GGD inspectie is het invullen van een vragenlijst door de oudercommissie. BOinK raadt oudercommissies aan zich actief op te stellen in het contact met de GGD, zodat de GGD specifieker kan inspecteren op punten waar de oudercommissie dat nodig acht. Ook wanneer er sprake is van specifieke klachten of ingewikkelde conflicten kan contact met de GGD worden opgenomen. Hier vindt u de vragenlijsten voor de oudercommissie van een dagopvang en buitenschoolse opvang, gastouderbureau en peuterspeelzaal.

BOinK heeft een brochure uitgebracht om oudercommissies handvatten te geven bij  de communicatie, met daarin een voorbeeld communicatieplan.

Nieuws

Resultaten prijspeiling 2017

Ook in 2017 hebben we een enquĂȘte gehouden onder ouders om de ontwikkelingen in de uurprijs van k...

meer